Sind Rechnungen per Mail erlaubt?

Sind PDF-Rechnungen zulässig?

Es können weiterhin Rechnung in Papierform oder einem sonstigen elektronischen Format (beispielsweise PDF) ausgestellt werden. WICHTIG: Für Kleinunternehmer bleibt die Empfangspflicht für E-Rechnungen weiterhin bestehen.

Wie versende ich Rechnungen per E-Mail?

Wichtige Details angeben: Geben Sie eine kurze Übersicht der wichtigsten Rechnungsdetails . Dazu gehören der Gesamtbetrag, das Zahlungsziel und eine kurze Beschreibung der Leistungen oder Produkte. Rechnung beifügen: Fügen Sie die Rechnung immer als PDF bei oder stellen Sie einen sicheren Link zum Online-Ansehen bereit.

Wann gilt eine Rechnung per Mail als zugestellt?

Mit Einführung der E-Rechnungspflicht sind ab 2028 ausschließlich elektronische Rechnungsformate zulässig. Wann gilt eine Rechnung per Mail als zugestellt? Die E-Rechnung gilt als zugestellt, sobald diese in der Mailbox des Empfängers oder der seines Providers abrufbar gespeichert ist.

Welche Vorgaben gelten für elektronische Rechnungen für Privatpersonen?

Als Privatperson bist du von der Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen nicht betroffen; die E-Rechnungspflicht gilt primär für B2B-Transaktionen (Unternehmen zu Unternehmen) mit Start 2025 und schrittweiser Ausweitung, wobei Privatkunden (B2C) immer eine Papierrechnung oder PDF-Rechnung erhalten können, aber auch eine E-Rechnung akzeptieren können, wenn sie diese für ihre Steuererklärung benötigen. Für gelegentliche private Einnahmen (z.B. Verkauf von Gebrauchtware) kannst du aber auch selbst Rechnungen schreiben. 

Kann ich Steuerunterlagen per E-Mail versenden?

Sie dürfen E-Mails nicht für Mitteilungen verwenden, die nicht den unter „Wann Sie E-Mails verwenden dürfen“ beschriebenen Kriterien entsprechen. Sofern Sie nicht in einem laufenden Austausch mit einem Mitarbeiter des Finanzamts stehen und dieser ein Dokument per E-Mail anfordert, verwenden Sie E-Mails nicht, um auf eine Mitteilung des Finanzamts zu antworten oder Ihre ursprüngliche Steuererklärung an das Finanzamt zu übermitteln.

Ist eine PDF-Rechnung in einer E-Mail eine E-Rechnung?

Eine PDF-Datei ist keine E‑Rechnung.

Eine E‑Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht.

Wie muss eine Rechnung per Mail aussehen?

Ihre Rechnungsbetreffzeile sollte genau mitteilen, was Empfänger/innen erwartet, wenn sie die E-Mail öffnen. Eine einfache Betreffzeile wie „Rechnung Nr. 12345 für [Name Ihres Unternehmens]“ oder „Rechnung für [Projektname] – fällig am [Fälligkeitsdatum]“ reicht aus.

Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu schreiben?

Was muss eine E-Rechnung alles enthalten?

• Leitweg-ID.
• Bankverbindung.
• Zahlungsbedingungen.
• Eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.
• Lieferantennummer*
• Bestellnummer*

Wer muss ab 01.01 2025 E-Rechnungen versenden?

Januar 2025 wird in Deutschland die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich verpflichtend. Unternehmen müssen jetzt in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab dem 1. Januar 2027 erweitert sich diese Pflicht, und Unternehmen müssen auch selbst E-Rechnungen ausstellen und versenden können.

Wie muss eine E-Rechnung zugestellt werden?

Der Übermittlungsweg der E‑Rechnung im konkreten Einzelfall kann nur zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien geklärt werden. Allerdings muss ein Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht bereits ein E‑Mail‑Postfach aus.

Wie kann ich einen Nachweis der Zustellung einer Rechnung erbringen?

Den Nachweis der Zustellung einer Rechnung hat natürlich der Rechnungsaussteller zu erbringen. Dies ist bei normalem Postversand der Rechnungen kaum möglich. Daher empfiehlt es sich bei bestimmten Kunden bzw. Rechnungsbeträgen die Rechnung per Einschreiben/Rückschein zuzustellen.

Sind gescannte Rechnungen rechtskräftig?

Nur, wenn Rechnungen den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme entsprechen (kurz: wenn Sie GoDB-konform sind), gelten sie als rechtskräftig. Da bedeutet konkret, dass digitalisierte Rechnungen indexikalisiert sein müssen, damit sie einer Betriebsprüfung unterzogen werden können.

Kann ich als Privatperson ohne Gewerbe eine Rechnung schreiben?

Möchten Sie als Privatperson eine Rechnung für ein Produkt oder eine Dienstleistung schreiben, kommt oft die Frage auf, ob das ohne Gewerbe möglich ist. Die Antwort lautet schlicht: Ja.

Welche E-Mail-Adresse sollte ich für Rechnungen verwenden?

Eine Rechnungsmailadresse ist eine spezielle E-Mail-Adresse (z. B. rechnungseingang@firma.de), an die elektronische Rechnungen gesendet werden, um die Buchhaltung zu vereinfachen und die Bearbeitung zu beschleunigen, besonders bei Firmenkunden. Sie ermöglicht die direkte Weiterleitung an die zuständige Abteilung, erfordert aber eine korrekte, revisionssichere elektronische Archivierung gemäß den GoBD-Richtlinien (Grund Sätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
 

Sind Rechnungen per Mail zulässig?

Ja, eine Rechnung per E-Mail ist grundsätzlich gültig, braucht aber oft mehr als nur eine PDF-Datei, besonders seit der E-Rechnungspflicht (ab 2025 im B2B-Bereich): Sie muss alle Pflichtangaben enthalten, die Echtheit (z.B. durch Signatur/Verfahren) und Unversehrtheit (nicht veränderbar) des Inhalts sichern und der Empfänger muss dem elektronischen Versand zugestimmt haben (kann auch stillschweigend sein). Ab 2025 werden strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erforderlich, da PDF-Rechnungen dann nicht mehr als E-Rechnung gelten. 

Wer muss beweisen, dass die Rechnung angekommen ist?

Das Problem der Nachweise

Im Konfliktfall muss grundsätzlich der Gläubiger den Zugang von Rechnungen, Mahnungen sowie die Leistungserbringung beweisen. Daher sollte die Übermittlungsform so gewählt werden, dass der Zugang möglichst sicher nachgewiesen werden kann.

Welche Vorgaben gelten für elektronische Rechnungen an Privatpersonen?

Für Rechnungen an Privatpersonen (B2C) besteht keine generelle Pflicht zur E-Rechnung, Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDFs verwenden. Die E-Rechnungspflicht gilt primär für Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Wird dennoch eine E-Rechnung an eine Privatperson geschickt, ist die Zustimmung des Kunden nötig, der Datenschutz (DSGVO) und die revisionssichere Archivierung müssen beachtet werden, und es muss der echte Erhalt der Rechnung sichergestellt werden. 

Wie versende ich eine Rechnung per E-Mail?

Ja, Rechnungen per E-Mail zu versenden ist seit 2011 in Deutschland rechtlich zulässig und wird zunehmend Standard, aber sie müssen dieselben Pflichtangaben enthalten und ihre Unversehrtheit sowie Authentizität müssen gewährleistet sein (z.B. durch PDF oder spezielle Formate wie ZUGFeRD/XRechnung), wobei ab 2025 die E-Rechnung im B2B-Bereich sogar verpflichtend wird und eine einfache PDF-Rechnung nicht mehr ausreicht. Holen Sie idealerweise vorher die Zustimmung des Kunden ein, um sicherzustellen, dass er die E-Rechnung akzeptiert, da manche nur Papierrechnungen wollen.
 

In welchem Format müssen E-Rechnungen verschickt werden?

Die sogenannte elektronische Rechnung ist ein standardisiertes maschinenlesbares Rechnungsformat. Zulässig sind Rechnungen im reinen XML-Format oder hybrid (XML nebst PDF).

Kann ich E-Rechnungen per E-Mail empfangen?

Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach, bestätigt jetzt die Bundesregierung.