Welche neuen Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmen ab 2025?

Muss ich eine Rechnung bezahlen, die älter als 6 Jahre ist?

Die Frist wird auch als Verjährungsfrist bezeichnet. Bei den meisten Schulden beträgt sie sechs Jahre ab dem letzten Schreiben an den Gläubiger oder der letzten Zahlung . Für Hypothekenschulden ist die Frist länger.

Welche Unterlagen müssen trotz digitaler Aufbewahrung auch in Papierform aufbewahrt werden?

Trotz des digitalen Fortschritts bleibt die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bestimmter Dokumente bestehen. Besonders für buchführungspflichtige Unternehmen wie Kapital- und Personengesellschaften sind die Vorgaben klar definiert: Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege müssen archiviert werden.

Kann ich alte Lohnabrechnungen wegschmeißen?

Ja, alte Lohnabrechnungen können Sie wegschmeißen, aber erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren für steuerrelevante Unterlagen, was bedeutet: Abrechnungen von 2019 können Sie ab 2025 entsorgen; aber empfohlen wird, sie bis zum Renteneintritt aufzubewahren, da sie als wichtiger Nachweis für Rentenansprüche, Steuerprüfungen, Kreditanträge oder bei der Kontenklärung mit der Rentenversicherung dienen. Prüfen Sie die Abrechnung einmal, wenn sie kommt, und wenn alles stimmt, können Sie sie aufheben, bis die Frist abgelaufen ist, oder bis zur Rente archivieren, am besten digital. 

Welche Akten müssen 30 Jahre aufbewahrt werden?

Zeugnisse, wie etwa Studienabschluss, Gesellenbrief, Meisterbrief, aber auch relevante Arbeitszeugnisse und Empfehlungen, Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide. Diese müssen Sie 30 Jahre aufbewahren.

Wie lange müssen Kontoauszüge aufbewahrt werden bei Unternehmen?

Unternehmen müssen ihre geschäftlichen Kontoauszüge mindestens 10 Jahre aufbewahren, da sie als steuerrelevante Buchungsbelege gelten und der allgemeinen handels- sowie steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht (nach HGB und AO) unterliegen, die auch für Rechnungen, Bücher und andere Geschäftsunterlagen gilt. Diese Frist dient der Nachvollziehbarkeit für Betriebsprüfungen und Finanzamtzwecke. 

Wie lange sollte man Kreditkartenabrechnungen aufbewahren?

Als Verbraucher müssen Sie Ihre Kreditkartenabrechnungen wahrscheinlich nicht länger als 90 Tage aufbewahren. Sicherheitshalber können Sie sie aber bis zu einem Jahr lang aufbewahren. Wenn Sie mit Ihren Kreditkarten Spenden an gemeinnützige Organisationen tätigen, sollten Sie die entsprechenden Belege – wie alle steuerlich relevanten Dokumente – sechs Jahre lang aufbewahren.

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für geschäftliche Unterlagen?

Die Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt entsprechend für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Wie alt darf eine Rechnung maximal sein?

Sie können eine Rechnung in Deutschland grundsätzlich drei Jahre lang einfordern, wobei die Verjährungsfrist am Ende des Jahres beginnt, in dem die Forderung entstanden ist. Das bedeutet, eine Rechnung aus 2024 verjährt am 31.12.2027, und Sie müssen bis dahin rechtliche Schritte einleiten, um die Verjährung zu hemmen, da nach Ablauf dieser Frist der Schuldner die Zahlung verweigern kann. 

Bis wann verfällt eine Rechnung?

Eine Rechnung verjährt in Deutschland nach der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger davon wusste. Wenn eine Rechnung also im Jahr 2024 gestellt wurde, verjährt sie am 31. Dezember 2027. Wichtig ist, dass Mahnungen die Verjährung nicht automatisch stoppen; dafür sind rechtliche Schritte wie ein Mahnbescheid nötig.
 

Kann man nach 1 Jahr noch eine Rechnung stellen?

Eine Rechnung kann grundsätzlich jederzeit rückwirkend ausgestellt werden, solange sie alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält. Allerdings gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren für Forderungen – danach ist der Rechnungsempfänger nicht mehr zur Zahlung verpflichtet.

Wie lange Steuerunterlagen aufheben Selbstständige 2025?

Grundsätzlich werden steuerliche Aufbewahrungsfristen von sechs, zehn Jahren und ab 2025 acht Jahren unterschieden.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für geschäftliche Daten?

Geschäftliche Daten unterliegen je nach Art unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre gelten für Bilanzen, Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare und Buchungsbelege. Für Handelsbriefe, Rechnungen und andere steuerlich relevante Unterlagen gelten meist 6 Jahre. Arbeitszeitnachweise für bestimmte Branchen müssen oft 2 Jahre aufbewahrt werden, während spezielle Zeugnisse oder Urkunden sogar 30 Jahre oder länger archiviert werden müssen. 

Wie lange muss man Quittungsblöcke aufbewahren?

Kaufbelege und Quittungen sollten mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, besonders bei Reklamationen oder wertvollen Anschaffungen.

Welche Rechnungen dürfen 2025 vernichtet werden?

Mit dem Jahreswechsel 2025/2026 verjähren alle Forderungen aus dem Jahr 2022, die der regelmäßigen Verjährungsfrist unterliegen, wie Kaufpreise, Werklöhne, Honorare oder Mieten, da die dreijährige Frist mit dem Ende des Jahres 2022 begann. Wichtig ist, dass dies den Anspruch betrifft, wenn die Leistung erbracht wurde, nicht unbedingt das Rechnungsdatum, und Mahnungen allein die Verjährung nicht stoppen, eine Zahlung (auch nur einer Rate) jedoch.
 

Welche Unterlagen sollte man wegschmeißen?

Diese Unterlagen mit 8-jähriger Aufbewahrungsfrist können Sie vernichten (Auszug):

• Rechnungen.
• Quittungen.
• Kassenbons.
• Lieferscheine.
• Frachtbriefe.
• Kontoauszüge.
• Eigenbelege.
• Notbelege.

Kann man alte Lohnabrechnungen wegschmeißen?

Ja, alte Lohnabrechnungen können Sie wegschmeißen, aber erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren für steuerrelevante Unterlagen, was bedeutet: Abrechnungen von 2019 können Sie ab 2025 entsorgen; aber empfohlen wird, sie bis zum Renteneintritt aufzubewahren, da sie als wichtiger Nachweis für Rentenansprüche, Steuerprüfungen, Kreditanträge oder bei der Kontenklärung mit der Rentenversicherung dienen. Prüfen Sie die Abrechnung einmal, wenn sie kommt, und wenn alles stimmt, können Sie sie aufheben, bis die Frist abgelaufen ist, oder bis zur Rente archivieren, am besten digital.