Wer ist verpflichtet, Rechnungen zu stellen?

Gefragt von: Emine Krieger
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Grundsätzlich sind Unternehmer und Gewerbetreibende verpflichtet, Rechnungen zu stellen, wenn sie steuerbare Leistungen an andere Unternehmer oder juristische Personen erbringen; dies gilt auch für Kleinunternehmer, müssen aber ohne USt ausweisen, mit Hinweis auf § 19 UStG. Bei Leistungen an Privatpersonen besteht meist keine generelle Pflicht, außer bei bestimmten Grundstücksleistungen oder auf Verlangen. Auch für Lieferungen und Leistungen im B2B-Bereich wird ab 2025/2027 die elektronische Rechnung (E-Rechnung) verpflichtend.

Wer ist verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, Rechnungen entsprechend den Vorgaben in §§ 14,14a UStG zu erteilen, wenn er eine im Inland steuerbare Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person erbringt (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und 2 UStG).

Kann ich als Kunde eine Rechnung verlangen?

Dieses Recht ergibt sich aufgrund von § 368 BGB, das den Verkäufer verpflichtet, auf Verlangen des Vertragspartnern ein schriftliches „Empfangsbekenntnis“, eine Quittung, auszustellen. Hat der Schuldner ein rechtliches Interesse, dass die Quittung in anderer Form erstellt wird, so kann er dies ebenfalls verlangen.

Wer muss keine Rechnung stellen?

Es gibt bisher keine explizite Grundlage für die Rechnungsstellung an Privatpersonen. Nur für steuerpflichtige Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 14 Abs. 2 Nr. 1 UstG) besteht eine Pflicht zur Rechnungsstellung.

Was tun, wenn ein Unternehmen keine Rechnung ausstellt?

Sofern der Leistungserbringer keine Rechnung ausstellt, muss der Leistungsempfänger die Erteilung einer Rechnung auf dem ordentlichen Rechtsweg vor den Zivilgerichten einklagen. Anspruchsgrundlage für diese Verpflichtung ist das zugrundeliegende zivilrechtliche Rechtsverhältnis i.V.m. der sich aus § 14 Abs.

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Was passiert, wenn keine Rechnung gestellt wird?

Frist für Rechnungsstellung: sechs Monate

Wird der Zeitrahmen zur Rechnungsstellung nicht eingehalten, stellt dies gemäß § 26a Abs. 2 UStG eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit Bußgeldern von bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann. Das gilt allerdings nur für gewerbliche Leistungen.

Wann ist ein Unternehmer verpflichtet, Rechnungen zu schreiben?

Die Rechnungsstellung hat zwei wichtige Fristen: Für gewerbliche Leistungen (B2B) müssen Rechnungen spätestens 6 Monate nach Leistungserbringung gestellt werden, sonst drohen Bußgelder und Steuernachteile; für Privatkunden (B2C) gibt es keine gesetzliche Frist, aber meist gilt die 30-tägige Zahlungsfrist, die mit Zugang der Rechnung beginnt, wenn nichts anderes vereinbart ist. Nach Ablauf dieser 30 Tage tritt der Zahlungsverzug ein. Eine allgemeine Verjährungsfrist für Forderungen beträgt 3 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstand. 

Wann ist die Rechnung Pflicht?

Wann muss ich eine Rechnung schreiben? Als Faustregel gilt, dass du zur Rechnungsstellung immer dann verpflichtet sind, wenn du Leistungen für andere Unternehmen oder juristische Personen wie etwa eine GmbH oder eine andere Kapitalgesellschaft erbringen.

Was tun, wenn ich keine Rechnung bekomme?

Wenn Sie keine Rechnung bekommen, sollten Sie zunächst den Anbieter kontaktieren, um eine neue Zusendung zu verlangen, idealerweise mit dem Hinweis auf eine Kopie. Sollte dies scheitern oder es um eine geschäftliche Ausgabe gehen, erstellen Sie einen Eigenbeleg für das Finanzamt (bis 150€ reicht oft der Kassenbon) oder fordern Sie die Rechnung schriftlich (z.B. per Einschreiben) an, um bei Streitigkeiten einen Nachweis zu haben. Falls es um eine ausstehende Zahlung geht, leiten Sie Mahnungen ein und erwägen Sie Inkasso oder gerichtliche Schritte. 

Wer muss ab 01.01 2025 E-Rechnungen ausstellen?

Januar 2025 wird in Deutschland die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich verpflichtend. Unternehmen müssen jetzt in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab dem 1. Januar 2027 erweitert sich diese Pflicht, und Unternehmen müssen auch selbst E-Rechnungen ausstellen und versenden können.

Bin ich als Kleinunternehmer verpflichtet Rechnungen zu schreiben?

Ja, auch als Kleinunternehmer müssen Sie Rechnungen schreiben, wenn Sie Leistungen an andere Unternehmen oder juristische Personen erbringen, aber Sie dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen stattdessen einen Hinweis nach § 19 UStG einfügen (z.B. „Keine Umsatzsteuer ausgewiesen, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“). Für E-Rechnungen gelten besondere Regeln: Sie müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zur Erstellung wird aber erst ab 2028 relevant, außer bei öffentlichen Auftraggebern. 

Wie fordere ich eine Rechnung an?

Diese Inhalte gehören in die Zahlungsaufforderung

  1. Fordere deinen Kunden konkret dazu auf, die fällige Rechnung zu zahlen.
  2. Beziehe dich auf die offene Forderung. ...
  3. Setze eine neue Zahlungsfrist, bis zu der der Schuldner seine Rechnung zahlen muss.
  4. Erwähne konkret, dass du bei Nicht-Zahlung weitere Schritte einleiten wirst.

Wie lange kann eine Rechnung nachgefordert werden?

Eine Rechnung kann grundsätzlich bis zum Ende der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren nachgefordert werden, wobei die Frist am Ende des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist (z.B. eine Rechnung von 2024 verjährt am 31.12.2027). Bei speziellen Fällen wie der Nebenkostenabrechnung für Mieter gelten kürzere Fristen, oft bis zum 12. Monat nach Abrechnungszeitraum, und bei öffentlichen Ausschreibungen (VOB/A) können Nachforderungen von Unterlagen sehr kurzfristig (oft 6 Tage) erfolgen. 

Wer muss die Rechnung erhalten?

Rechnungsempfänger ist üblicherweise der Auftraggeber, der eine bestimmte Lieferung oder Leistung erhalten hat. Rechnungsaussteller sind Unternehmer, Freiberufler, Selbstständige und andere Freelancer, die ihre Leistungen abrechnen. In manchen Fällen tauschen Aussteller und Empfänger aber auch die Rolle.

Wann muss eine Rechnung gestellt werden?

Eine Rechnung muss grundsätzlich sofort nach erbrachter Leistung oder Lieferung gestellt werden, aber es gibt eine wichtige gesetzliche Frist: Bei Leistungen an andere Unternehmen oder juristische Personen (B2B) muss die Rechnung spätestens innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung raus, sonst drohen Bußgelder und steuerliche Nachteile für den Kunden. Für Leistungen an Privatpersonen (B2C) gibt es diese strenge 6-Monats-Frist nicht, außer bei bestimmten Bau- oder Grundstücksleistungen. 

Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer keinen Umsatz mache?

Vermerken Sie aber keine Ausgaben und haben auch keinen Umsatz, hat dies keine Konsequenzen. Sie sind lediglich verpflichtet, weiter eine Steuererklärung einzureichen.

Was passiert, wenn eine Rechnung fehlt?

Wenn Rechnungen verloren gehen oder nicht zugestellt werden, sind Unternehmen verschiedenen Risiken ausgesetzt: Zahlungsverzug : Fehlende Rechnungen bedeuten verspätete Kundenzahlungen, was den Cashflow beeinträchtigen kann. Streitigkeiten und Fehler: Verlorene Dokumente können zu Streitigkeiten führen, wenn keine eindeutige Dokumentation der gelieferten Waren oder Dienstleistungen vorliegt.

Was tun, wenn die Rechnung nicht ausgestellt wird?

Wenn Sie keine Rechnung erhalten haben, prüfen Sie zuerst Spam-Ordner und melden Sie sich beim Anbieter, um eine neue zu bekommen. Falls Sie eine Mahnung ohne vorherige Rechnung bekommen, müssen Sie meist keine Mahngebühren zahlen, da der Versender die Beweislast trägt. Wichtig ist, den Kauf nachzuweisen (z.B. mit Bestellbestätigung, Kontoauszug) für Gewährleistung, aber bei der Zahlung sollten Sie den Anbieter zur Rechnungsstellung auffordern, um Ärger zu vermeiden. 

Was machen, wenn die Rechnung nicht kommt?

Wenn die Rechnung nicht kommt, gerate der Gastwirt in den sogenannten Annahmeverzug. Der Gast müsse nicht ewig sitzen bleiben. Er könne zum Beispiel auf den Kellner zugehen und erklären, dass er in fünf Minuten gehen wird, sofern die Rechnung nicht kommt – am besten vor Zeugen. Und dann darf er gehen.

Ist eine Rechnung jetzt Pflicht?

GST-registrierte Unternehmen müssen ihre Rechnungsdaten über das InvoiceNow-Netzwerk mithilfe von InvoiceNow-fähigen Lösungen an die IRAS übermitteln . Diese verpflichtende Teilnahme wird schrittweise eingeführt: Ab dem 1. November 2025 gilt sie für Unternehmen, die sich innerhalb von sechs Monaten nach ihrer Gründung freiwillig für die GST registrieren.

Wie kann ich ZUGFeRD-Rechnungen empfangen?

ZUGFeRD-Rechnungen empfängt man typischerweise als PDF-Anhang per E-Mail oder über ein Lieferantenportal, wobei die Rechnung visuell wie ein normales PDF aussieht, aber eine maschinenlesbare XML-Datei eingebettet hat; zum Empfangen und Weiterverarbeiten benötigt man eine kompatible Software (z.B. in ERP-Systemen), die die XML-Daten automatisch ausliest und verbucht, was eine effiziente Automatisierung ermöglicht. Man kann sie auch manuell hochladen, in Buchhaltungsprogrammen importieren und mit Tools wie dem Adobe Reader (Büroklammer-Symbol) oder speziellen Viewern öffnen, um die eingebettete XML-Datei zu sehen und zu prüfen.
 

Wer ist von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit?

Die E-Rechnungspflicht gilt ab 2025 für B2B-Umsätze in Deutschland, aber es gibt Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen (< 250 €), Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Leistungen (§ 4 Nr. 8-29 UStG) und Rechnungen an Privatpersonen (B2C) müssen nicht zwingend als E-Rechnung gestellt werden. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber beim Ausstellen von E-Rechnungen bis 2027 (mit Übergangsfristen) befreit, wenn der Umsatz < 800.000 €/Jahr ist, wobei die Pflicht für alle ab 2028 gilt.
 

Habe ich ein Recht auf eine Rechnung?

Sie haben einen Anspruch auf eine Rechnung, wenn Sie als Unternehmer oder juristische Person eine Leistung von einem anderen Unternehmer erhalten haben, aber auch bei Grundstücksgeschäften mit Privatpersonen; im B2B-Bereich muss der Leistende meist innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung stellen, die Pflichtangaben nach UStG enthält und seit 2025 oft als E-Rechnung (X-Rechnung) auszustellen ist, während der Kunde selbst die Rechnungsstellung fordern kann, um seine Vorsteuer geltend zu machen. 

Kann man nach 2 Jahren noch eine Rechnung stellen?

Ja, man kann auch nach zwei Jahren noch eine Rechnung stellen, denn es gibt keine absolute Frist für die Ausstellung, aber die Zahlungspflicht verjährt nach drei Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Leistung erbracht wurde (z.B. eine Leistung aus 2023 verjährt Ende 2026), was bedeutet, dass der Kunde dann die Zahlung verweigern kann, wenn er sich auf die Verjährung beruft. Die nachträgliche Rechnungsstellung ist also möglich, aber die rechtliche Durchsetzbarkeit der Zahlung nimmt ab. 

Welcher Betrag ohne Rechnung?

Ein Eigenbeleg dient als Ersatzbeleg, wenn eine Rechnung oder Quittung fehlt. Er ist besonders für kleinere Beträge bis 250 € unproblematisch und wird vom Finanzamt anerkannt, wenn die Ausgabe betriebsbedingt und glaubhaft ist.