Sind PDF-Rechnungen zulässig?

Gefragt von: Herr Dr. Leonid Zimmer MBA.
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Ja, PDF-Rechnungen sind noch zulässig, aber nur noch bis Ende 2024 uneingeschränkt; ab 2025 gelten neue Regeln, und PDF-Rechnungen werden zu sogenannten „sonstigen Rechnungen“, die ab 2028 im B2B-Bereich weitgehend nicht mehr erlaubt sind, da sie keine strukturierten Daten für die automatische Weiterverarbeitung bieten, während echte E-Rechnungen in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD Pflicht werden.

Sind PDF-Rechnungen GoBD-konform?

Die Antworten: Nur ein spezielles DMS kann die in den GoBD geforderten Spezifikationen erfüllen. Das PDF-Format ist grundsätzlich gut für die vom Finanzamt geforderte „Unveränderbarkeit“. Für eine GoBD-konforme Speicherung reicht das PDF-Format alleine jedoch nicht aus.

Wie lange sind PDF-Rechnungen noch zulässig?

Nur bis zum Jahresende 2024 ist PDF als elektronisches Format zulässig. Ab 2025 schreibt die Regierung vor, welche Formate zu verwenden sind. Diese müssen der Europäischen Norm EN-16931 entsprechen. Die zwei gängigsten Formaten sind hier die XRechnung und die ZUGFeRD Rechnung.

Ist eine Rechnung per PDF eine E-Rechnung?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden in der Regel sowohl rein bildhafte Darstellungen als auch ausschließlich strukturierte Datenformate als E‑Rechnung bezeichnet. Bildhafte Darstellungen wie z. B. eine PDF-Datei sind jedoch gemäß der Definition in der EU-Richtlinie 2014/55/EU keine E‑Rechnung.

Kann eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umgewandelt werden?

Kann man ein PDF in eine E-Rechnung Umwandeln? Ja, es ist möglich, normale PDF-Rechnungen in E-Rechnungen umzuwandeln. Die Umwandlung herkömmlicher PDF-Rechnungen in elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfordert spezialisierte Softwarelösungen, die oft mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) arbeiten.

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Wie müssen PDF-Rechnungen aufbewahrt werden?

Wie bereits erläutert, müssen elektronische Rechnungen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem der Eingang erfolgte. Folglich genügt es nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Was digital in das Unternehmen gelangt, benötigt auch eine digitale Archivierung.

Ist eine PDF-Datei eine elektronische Rechnung?

Rechnungen in lesbaren Formaten wie PDF-Dateien sind jedoch keine elektronischen Rechnungen im Sinne der Richtlinie 2014/55/EU. Um die Unterschiede zwischen den verschiedenen Rechnungsformaten zu verdeutlichen, werden wir diese hier detailliert untersuchen.

Ist die PDF-Rechnung nicht mehr erlaubt?

Eine elektronische Rechnung im Sinne der Gesetzgebung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument (z. B. XML-Format), das eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. Nur diese erfüllt künftig die regulatorischen Anforderungen – ein PDF oder eine eingescannte Rechnung reichen nicht mehr aus.

Was bedeutet PDF-Rechnung?

PDF-Rechnungen sind keine elektronischen Rechnungen. Sie sind lediglich digitale Dokumente . Obwohl PDFs technisch gesehen eine digitale Rechnungsstellungsmethode darstellen, handelt es sich im Grunde um digitale Dokumente, die per E-Mail versendet werden und für die Lesbarkeit durch Menschen konzipiert sind. Elektronische Rechnungen hingegen bestehen aus maschinenlesbaren Daten und sind für die Verarbeitung durch Geschäftssysteme bestimmt.

In welchem ​​Format soll ich die Rechnung senden?

Fügen Sie die Rechnung immer als PDF oder in einem anderen professionellen Format bei, das seine Struktur auf verschiedenen Geräten beibehält . Beschriften Sie die Datei eindeutig mit der Rechnungsnummer und Ihrem Firmennamen, um Verwechslungen zu vermeiden.

Wer muss ab 2025 auf E-Rechnungen umstellen?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro sollen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.)

Sind E-Rechnungen ab 2025 Pflicht?

Ja, seit dem 1. Januar 2025 besteht in Deutschland für alle inländischen Unternehmen eine Pflicht, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen zu können; das Versenden ist gestaffelt geregelt, wird aber schrittweise verpflichtend, wobei Papier- und PDF-Rechnungen während Übergangsfristen weiterhin zulässig sind, solange der Empfänger zustimmt (die eigentliche Pflicht zum Ausstellen wird erst 2028 flächendeckend verbindlich), Ausnahmen gibt es für bestimmte Umsätze (z.B. B2C, Kleinunternehmer) und Kleinbetragsrechnungen.
 

Welche Übergangsregelungen gibt es für die E-Rechnungspflicht ab 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Für den Versand von E-Rechnungen gibt es eine Übergangsregelung bis 2027: Bis Ende 2026 können weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate (wie PDF) mit Zustimmung des Empfängers verschickt werden; für Unternehmen mit < 800.000 € Vorjahresumsatz (2026) verlängert sich die Frist bis Ende 2027, danach ist die E-Rechnung (in einem strukturierten Format) verpflichtend.
 

Was passiert, wenn nicht GoBD-konform?

Wichtige Dokumente wie Rechnungen, Buchungsbelege und Geschäftsbriefe müssen geordnet archiviert und revisionssicher gespeichert werden. Verstöße gegen die GoBD können zu Steuernachzahlungen, Nachzahlungszinsen und im schlimmsten Fall zur Verwerfung der Buchführung durch das Finanzamt führen.

Welche Rechnungen dürfen 2025 vernichtet werden?

Mit dem Jahreswechsel 2025/2026 verjähren alle Forderungen aus dem Jahr 2022, die der regelmäßigen Verjährungsfrist unterliegen, wie Kaufpreise, Werklöhne, Honorare oder Mieten, da die dreijährige Frist mit dem Ende des Jahres 2022 begann. Wichtig ist, dass dies den Anspruch betrifft, wenn die Leistung erbracht wurde, nicht unbedingt das Rechnungsdatum, und Mahnungen allein die Verjährung nicht stoppen, eine Zahlung (auch nur einer Rate) jedoch.
 

Welche Unterlagen müssen trotz digitaler Aufbewahrung auch in Papierform aufbewahrt werden?

Trotz des digitalen Fortschritts bleibt die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bestimmter Dokumente bestehen. Besonders für buchführungspflichtige Unternehmen wie Kapital- und Personengesellschaften sind die Vorgaben klar definiert: Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege müssen archiviert werden.

Ist eine PDF-Rechnung in einer E-Mail eine E-Rechnung?

Eine PDF-Datei ist keine E‑Rechnung.

Eine E‑Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht.

Kann ich eine Rechnung als PDF versenden?

Das Versenden einer Rechnung als PDF ist zulässig, jedoch entspricht dies nicht den Anforderungen an eine E-Rechnung, weil es keine strukturierte Datensätze enthält, die maschinell verarbeitet werden können.

Was unterscheidet eine E-Rechnung von einer PDF-Rechnung?

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Norm ist im Unterschied zu einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird sowie eine automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.

Kann man eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln?

Kann man PDFs in E‑Rechnungen umwandeln? Ja, du kannst mithilfe von automatisierter Texterkennung (OCR) die Rechnungsdaten aus PDFs auslesen und in strukturierte Daten umwandeln lassen.

In welchem Format verschickt man Rechnungen?

Die sogenannte elektronische Rechnung ist ein standardisiertes maschinenlesbares Rechnungsformat. Zulässig sind Rechnungen im reinen XML-Format oder hybrid (XML nebst PDF). Zur Klarstellung: Die bloße Übersendung einer Rechnung im PDF-Format via E-Mail ohne diesen speziellen Datensatz ist keine E-Rechnung!

Kann ich eine Rechnung in Papierform verlangen?

Teilt ein Kunde dem Händler aber ausdrücklich mit, dass er keine elektronische Rechnung wünscht, so muss der Händler dem Kunden die Rechnung in Papierform übermitteln.

Ist eine PDF-Rechnung noch gültig?

auch ein per E‑Mail versandtes einfaches PDF‑Dokument. Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E‑Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Wie kann ich eine PDF Rechnung ausdrucken?

Rechnung ausdrucken

  1. Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf Rechnungen.
  2. Es erscheint eine Liste aller Rechnungen.
  3. Klicken Sie auf das PDF-Symbol einer Rechnung, die Sie drucken möchten.
  4. Eine Rechnung im PDF-Format wird heruntergeladen.
  5. Öffnen Sie die heruntergeladene PDF-Datei.
  6. Drucken Sie als reguläres Dokument aus.

Wie kann ich eine PDF-Rechnung öffnen?

Starten Sie den PDF-Reader und navigieren Sie im Menü zur Option „Datei öffnen“. Klicken Sie die entsprechende Datei an, um die E-Rechnung zu öffnen. Der Reader zeigt Ihnen die E-Rechnung wie ein gewöhnliches PDF-Dokument an.