Welche Konsequenzen hat es, wenn ich ab 2025 keine E-Rechnungen verwende?

Ist die elektronische Rechnung in Deutschland ab 2025 Pflicht?

Ja, die elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird in Deutschland schrittweise zur Pflicht: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz auch E-Rechnungen ausstellen können, bis 2028 gilt diese Pflicht dann für alle. Es gibt Übergangsfristen, aber die Umstellung auf den neuen Standard (EN 16931) und das verpflichtende Format (z.B. ZUGFeRD, XRechnung) läuft bis 2028.
 

Kann ich eine E-Rechnung ablehnen?

Zeitplan bis 2028

Ab dem 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen beim Empfang keine E-Rechnungen mehr ablehnen. Bis Ende 2026 können Unternehmen zusätzlich zu E-Rechnungen auch weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden.

Wer muss ab 2025 auf E-Rechnungen umstellen?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro sollen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.)

Sind PDF-Rechnungen zulässig?

Es können weiterhin Rechnung in Papierform oder einem sonstigen elektronischen Format (beispielsweise PDF) ausgestellt werden. WICHTIG: Für Kleinunternehmer bleibt die Empfangspflicht für E-Rechnungen weiterhin bestehen.

Ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland verpflichtend?

Ab dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden. Bei der Einführung dieser obligatorischen (verpflichtenden) E‑Rechnung gelten Übergangsregelungen. Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.

Wer braucht keine E-Rechnung erstellen?

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 hat Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen (< 250 €), Fahrscheine, bestimmte steuerfreie Leistungen (§ 4 Nr. 8-29 UStG), Rechnungen an Privatpersonen (Endverbraucher) und Leistungen von Kleinunternehmern (§ 19 UStG); letztere dürfen weiterhin "sonstige Rechnungen" ausstellen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Zudem gibt es Übergangsfristen für Unternehmen mit geringerem Umsatz (unter 800.000 €/Jahr), die bis 2027 von der Versandpflicht ausgenommen sind.
 

Kann ich eine Rechnung in Papierform verlangen?

Teilt ein Kunde dem Händler aber ausdrücklich mit, dass er keine elektronische Rechnung wünscht, so muss der Händler dem Kunden die Rechnung in Papierform übermitteln.

Welche Nachteile hat die E-Rechnung?

Nachteile der E-Rechnung

• Technische Umstellung: Für manche Unternehmen kann die Einführung der E-Rechnung technische Hürden mit sich bringen. ...
• Kosten für Software: Die Anschaffung von Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen erstellen kann, ist oft mit Kosten verbunden.

Sind Papierrechnungen noch erlaubt?

2025 und 2026: Unternehmen können für B2B-Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 weiterhin auch noch Papierrechnungen ausstellen. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind in diesem Zeitraum ebenfalls noch zulässig, bedürfen jedoch der Zustimmung des Rechnungsempfängers.

Ist die E-Rechnung bei der Vermietung verpflichtend?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Vermieter (privat und gewerblich) E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können, auch bei umsatzsteuerfreien Wohnraumvermietungen, da sie als Unternehmer gelten. Gewerbliche Vermieter müssen auch E-Rechnungen ausstellen, z.B. für Gewerbeobjekte. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang, aber die Rechnungen müssen maschinell auswertbar und revisionssicher gespeichert werden (z.B. ZUGFeRD, XRechnung), wobei für den Versand an Geschäftskunden Übergangsfristen gelten.
 

Wer ist verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen?

Seit 1. Januar 2025 ist jedes Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Finanzverwaltung hat ein Tool zur Verfügung gestellt, mit dem Unternehmen diese E-Rechnungen lesbar machen können. Dabei wird lediglich die Rechnung im xml-Format in das Tool hochgeladen.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung empfangen kann?

Kann die E-Rechnung nicht empfangen werden oder wird die Annahme verweigert scheidet mangels Empfang der Rechnung auch ein Vorsteuerabzug aus.

Wie lange sind PDF-Rechnungen noch zulässig?

Nur bis zum Jahresende 2024 ist PDF als elektronisches Format zulässig. Ab 2025 schreibt die Regierung vor, welche Formate zu verwenden sind. Diese müssen der Europäischen Norm EN-16931 entsprechen. Die zwei gängigsten Formaten sind hier die XRechnung und die ZUGFeRD Rechnung.

Sind E-Rechnungen ab 2025 Pflicht?

Ja, seit dem 1. Januar 2025 besteht in Deutschland für alle inländischen Unternehmen eine Pflicht, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen zu können; das Versenden ist gestaffelt geregelt, wird aber schrittweise verpflichtend, wobei Papier- und PDF-Rechnungen während Übergangsfristen weiterhin zulässig sind, solange der Empfänger zustimmt (die eigentliche Pflicht zum Ausstellen wird erst 2028 flächendeckend verbindlich), Ausnahmen gibt es für bestimmte Umsätze (z.B. B2C, Kleinunternehmer) und Kleinbetragsrechnungen.
 

Ist eine elektronische Rechnung Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht gilt in Deutschland für inländische B2B-Umsätze (Business-to-Business) seit dem 1. Januar 2025 für den Empfang von E-Rechnungen, während die Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung gestaffelt eingeführt wird, mit Übergangsfristen bis Ende 2027/2028, wobei die EU-weite Standardisierung durch das Wachstumschancengesetz vorangetrieben wird, um Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen und Prozesse zu digitalisieren. Auch Kleinunternehmer und steuerbefreite Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. 

Wie müssen Rechnungen ab 2025 aussehen?

Als sonstige Rechnungen gelten ab dem 1. Januar 2025 alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben der E-Rechnung entsprechen (anderes elektronisches Format). Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien wie zum Beispiel bloße PDF-Formate.

Kann ich den Empfang einer E-Rechnung verweigern?

Die Entgegennahme einer elektronischen Rechnung kann jedoch nicht verweigert werden. Eine per E-Mail versandte Rechnung im PDF-Format gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!

Ist eine Rechnung per Mail rechtskräftig?

Ja, eine Rechnung per E-Mail ist grundsätzlich rechtskräftig und Papierrechnungen gleichgestellt, aber seit 2025 gibt es eine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich, die strukturierte, maschinenlesbare Formate (wie ZUGFeRD, XRechnung) verlangt, während einfache PDFs oft nicht mehr genügen; wichtig sind Zustimmung des Empfängers (oft konkludent), Sicherstellung der Echtheit und Integrität sowie die korrekte Archivierung. 

Wie lehne ich eine Rechnung ab?

Grundsätzlich ist es einfach, Widerspruch gegen eine unberechtigte Forderung einzulegen. Selbst ein mündlicher Widerspruch – beispielsweise über eine Hotline – ist rechtskräftig, doch sollten Sie auf Nummer sicher gehen und eine fehlerhafte Rechnung immer schriftlich monieren.

Wie formuliere ich eine Begründung zum Widerspruch?

Ein Widerspruchs-Muster beginnt mit Absender, Empfänger, Datum und Betreff (inkl. Aktenzeichen), erklärt dann sachlich, dass Sie Widerspruch gegen einen Bescheid vom [Datum] einlegen, weil die Entscheidung falsch ist, und begründet dies mit konkreten Argumenten und Beweisen (z.B. Arztberichte, Kontoauszüge). Es ist ratsam, eine Begründung nachzureichen, aber Sie können auch „Begründung wird nachgereicht“ schreiben, um die Frist zu wahren.