Wie kann ich meinem Kunden Reisekosten in Rechnung stellen?

Gefragt von: Ingo Nickel MBA.
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Sie können im Vertrag mit Ihrem Kunden eine Vereinbarung treffen, die es Ihnen erlaubt, die Reisekosten in Rechnung zu stellen. In den meisten Fällen und bei vorheriger Vereinbarung mit dem Kunden können Sie alle direkt anfallenden Reisekosten für das jeweilige Projekt in Rechnung stellen.

Wie stelle ich Kunden Reisekosten in Rechnung?

Um die Fahrtkosten dem Kunden in Rechnung zu stellen, muss auf die tatsächlichen Ausgaben dann noch die Umsatzsteuer erhoben werden. Diese ist bei den Fahrtkosten gleich hoch wie bei der erbrachten Hauptleistung – üblicherweise sind das 19 %.

Wie berechne ich einem Kunden die Reisekosten?

Berücksichtigen Sie bei der Abrechnung von Reisekosten Faktoren wie Entfernung, Transportmittel, Reisedauer und Übernachtungskosten . Setzen Sie Strategien ein, die Transparenz, Fairness und Flexibilität fördern, um Kundenzufriedenheit und Kosten in Einklang zu bringen.

Wie kann ich Fahrtkosten an Kunden in Rechnung stellen?

Die Grundlagen: Fahrtkosten korrekt in Rechnung stellen

Die gesetzlich festgelegte Kilometerpauschale beträgt derzeit 0,38 Euro pro Kilometer. Das bedeutet, wenn du mit deinem eigenen Fahrzeug zu einem Termin fährst, kannst du diesen Betrag für jeden gefahrenen Kilometer ansetzen.

Wie erstelle ich eine Fahrtkostenabrechnung?

Wenn Sie eine Vorlage für eine Fahrtkostenabrechnung erstellen möchten, sollten folgende Daten abgefragt werden:

  1. Reisedatum.
  2. Verkehrsmittel.
  3. gefahrene Kilometer oder Gesamtkosten der Fahrt.
  4. Name des Fahrers/Reisenden.
  5. Bankverbindung des Antragstellers.
  6. Datum des Antrags auf Fahrtkostenerstattung.

TRAVEL EXPENSE REPORTING for the self-employed - How to correctly recalculate travel expenses

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Wie viel Cent pro Kilometer sollte ich meinem Kunden in Rechnung stellen?

Stattdessen müssen Sie sich auf eine Pendlerpauschale einigen, die im Jahr 2021 in der Regel bei 35 Cent pro Kilometer liegt. Auch dieser Betrag sollte vorher mit Ihrem Auftraggeber vertraglich vereinbart werden.

Wie kann ich Fahrtkosten abrechnen?

Pauschalen für die Fahrtkostenabrechnung im Überblick

  • Pendlerpauschale zur Arbeit und zurück nach Hause: 30 Cent pro Kilometer, ab dem 21. Kilometer 0,38 Cent.
  • Kilometerpauschale für Geschäftsreisen: 30 Cent pro Kilometer mit dem Auto. 20 Cent pro Kilometer mit dem Motorrad, Moped, oder Mofa.

Wie kalkuliere ich Fahrtkosten?

Entfernungspauschale berechnen

Angenommen, Ihr Arbeitsweg beträgt 25 Kilometer, dann können Sie für die ersten 20 Kilometer 30 Cent pro Kilometer ansetzen. Für jeden weiteren Kilometer ab dem 21. Kilometer erhöht sich die Pauschale auf 38 Cent. Die Summe multiplizieren Sie mit der Anzahl der Arbeitstage.

Wie viele Anfahrtskosten pro km?

Die Anfahrtskosten pro Kilometer hängen vom Kontext ab: Für dienstliche Fahrten (Arbeitnehmer) sind es pauschal 0,30 € pro km (ggf. mehr ab dem 21. km), für Handwerker/Dienstleister oft eine Mischung aus Grundpauschale (z.B. 15-25 €) und einem Kilometerpreis von ca. 0,40 € bis 0,60 €/km oder mehr, je nach Region und Aufwand. 

Wie berechne ich Fahrtkosten als Selbstständiger?

Pauschal meint auch bei Selbstständigen, dass mit den 0,30 bzw. 0,38 Euro pro vollen Kilometer der kürzesten Strecke und bei einfacher Entfernung sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsweg entstehen, abgegolten sind. Auch hier gilt die Höchstgrenze von 4.500 Euro im Kalenderjahr.

Wie kann man Reisekosten abrechnen?

Damit Sie Reisekosten abrechnen können, müssen Sie in jedem Fall die folgenden Angaben machen:

  1. Name der reisenden Person und ggf. ...
  2. Reisedauer.
  3. Reisedaten (inklusive Uhrzeit von Start und Ende der Reise)
  4. Reiseziel (Stadt/Land)
  5. Reisezweck (geschäftlicher Anlass, freiberuflich, nebenberuflich etc.)
  6. Unterschrift.

Wie viel Cent pro Kilometer bei Reisekosten?

Aktuell beträgt die Kilometerpauschale 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer mit dem eigenen Pkw und 0,20 Euro für Fahrten mit anderen motorbetriebenen Fahrzeugen. Die Kilometerpauschale ist nicht zu verwechseln mit der Pendlerpauschale (bzw. offiziell Entfernungspauschale genannt).

Wie werden Reisekosten vergütet?

Die unkomplizierteste Form ist die Erstattung einer Kilometerpauschale in Höhe von 30 Cent pro Kilometer (Stand 2025). Für die Jahre 2021 bis 2026 ab dem 21. Kilometer, erhöht sich die Entfernungspauschale auf 0,35 € und ab 2025 auf 0,38 €. Für Mitfahrer:innen erfolgt seit 2015 keine Vergütung mehr.

Wie schreibe ich Fahrtkosten auf eine Rechnung?

Zusammengefasst sind in der Reisekostenabrechnung anzugeben:

  1. Name der reisenden Person.
  2. Reisedaten und Reisedauer.
  3. Reiseziel und deren Anlass.
  4. steuerliche Zuordnung.
  5. Verpflegungsaufwand.
  6. Reisenebenkosten.
  7. Fahrtkosten (eventuell Fahrtenbuch führen)

Wann 35 Cent pro Kilometer?

Bei Verwendung des PKW mit erheblichem dienstlichen Interesse (z.B. im Außendienst oder bei der Bildung von Fahrgemeinschaften) 35 Cent pro Kilometer.

Wann 19% und wann 7% Umsatzsteuer?

Unverarbeitete Lebensmittel wie Brot, Butter und Milch haben grundsätzlich 7 %. Doch bei der Milch fängt es schon an, für Sojamilch werden 19 % fällig, da diese Milch bearbeitet ist. Ausnahmen bestätigen die Regel: Kartoffeln – 7 %, Süßkartoffeln – 19 %.

Wie berechne ich Fahrtkosten zum Kunden?

Hier ist eine beispielhafte Formel, die häufig zur Berechnung der Anfahrtskosten verwendet wird:

  1. Anfahrtskosten = Pauschalbetrag + (Kilometerpreis × Anzahl der Kilometer)
  2. Pauschalbetrag: Ein fester Betrag, der oft die Grundkosten für die ersten Kilometer abdeckt.

Wie funktioniert die Kilometerabrechnung?

Wenn Sie keine Pauschalpreise verwenden, können Sie stattdessen die Gesamtkosten für Kauf und Betrieb des Fahrzeugs, wie Kraftstoff und Versicherung, geltend machen. Für Mitarbeiter, die Kilometergeld geltend machen, wird die Kilometerpauschale für geschäftliche Fahrten berechnet, indem die jährlich gefahrenen Kilometer mit dem jeweiligen Kilometersatz multipliziert werden .

Wie viel soll pro Kilometer berechnet werden?

Die Kilometerpauschale der CRA wurde 2022 wie folgt festgelegt: 61 Cent für die ersten 5.000 gefahrenen Kilometer , 55 Cent für jeden weiteren Kilometer. In den Nordwest-Territorien, Yukon und Nunavut fallen zusätzlich 4 Cent pro Kilometer an.

Wie berechne ich den Preis pro km?

Angenommen, der Kraftstoffverbrauch beträgt 8 Liter pro 100 Kilometer, der Kraftstoffpreis beträgt 1,50 Euro pro Liter und die zu fahrenden Kilometer betragen 300. Dann lautet die Rechnung: Kraftstoffkosten = (8 / 100) * 1,50 € * 300 = 36 €.

Wie hoch dürfen die Anfahrtskosten sein?

Wie hoch dürfen Anfahrtskosten ausfallen? Diese Kosten machen in der Regel im Durchschnitt oft 10 bis 15 Prozent der gesamten Handwerkerleistung aus, wobei 15 Prozent bereits hoch angesetzt ist. Für eine Strecke von 20 bis 30 Kilometern kann ein Preis im Schnitt zwischen 20 und 65 Euro veranschlagt werden.

Werden Fahrtkosten für Hin- und Rückfahrt berechnet?

Fahrtkosten für Dienstreisen

Bei Dienstreisen können Berufstätige die Entfernungspauschale wieder auf Basis der kürzesten Straßenverbindung berechnen. Dabei zählen die tatsächlich gefahrenen Strecken, also Hin- und Rückreise (nicht nur die einfache Strecke wie bei den Fahrten zum Arbeitsplatz).

Wie erfasse ich Dienstreisen in Personio?

Wie kann ich in Personio die Arbeitszeit für Dienstreisen erfassen? Bei uns gilt: Geleistete Arbeitszeit während Dienstreise wird mit 150% verrechnet, An-und Abreise zu 50%. Außerdem erhält man pro Übernachtung 2h Zeitausgleich.

Wie kalkuliert man Fahrtkosten?

Bei Dienstreisen dürfen jedoch Hin- und Rückweg angerechnet werden. Wer also täglich 12 km zum Arbeitsplatz fährt, kann lediglich 3,60 Euro Fahrtkosten absetzen (12 x 0,30 Euro). Wer für eine Weiterbildung täglich 12 km zum Seminarort fährt, kann 7,20 Euro geltend machen (2 x 12 x 0,30 Euro).

Was ist der Unterschied zwischen Fahrtkosten und Reisekosten?

Kosten, die während Ihrer Auswärtstätigkeit entstanden sind, können Sie als Werbungkosten geltend machen. Es handelt sich dann um sogenannte Reisekosten und dies kann für Sie steuerliche Vorteile bedeuten. Diese Aufwände können Sie als Reisekosten geltend machen: Fahrtkosten.