Wie müssen Personalakten aufbewahrt werden?

Wie lange muss Arbeitgeber Personalakte aufbewahren?

Die Ausgangsbasis: Der Arbeitgeber muss Personalunterlagen so lange aufbewahren, wie ein:e ausgeschiedene:r Mitarbeiter:in arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen kann. In §195 BGB ist hierfür eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren festgesetzt.

Was passiert mit der Personalakte nach Kündigung?

Der Arbeitnehmer hat auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf Einsicht in seine vom ehemaligen Arbeitgeber weiter aufbewahrte Personalakte. Dies folgt aus der nachwirkenden arbeitgeberseitigen Schutz- und Rücksichtnahmepflicht gemäß § 241 Abs. 2 BGB iVm.

Was darf nicht in der Personalakte gespeichert werden?

Was muss im Original in die Personalakte?

Dazu gehören zum Beispiel personalbezogene Unterlagen wie Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen und Arbeitsvertrag, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen, Zeugnisse und Nachweise über Fortbildungen sowie allgemeine Personendaten wie Adresse und Bankverbindung.

Wem gehört die Personalakte?

Einsehen dürfen die komplette Akte nur der Mitarbeiter selbst und der Arbeitgeber. Eingeschränkte Rechte zum Einsehen haben im Regelfall die Lohnbuchhaltung und die Personalabteilung – allerdings nur so weit es für ihre Tätigkeit erforderlich ist. Eine Schweigepflicht hinsichtlich des Inhalts haben aber alle.

Welche Dokumente sind nur in Papierform gültig?

Vor allem Urkunden und Dokumente, die ein Leben lang oder darüber hinaus aufbewahrt werden müssen, sollten in Papierform vorhanden sein. Dazu zählen etwa Geburts- oder Heiratsurkunden, Zeugnisse oder Notarverträge. Nur das Original hat volle Beweiskraft, etwa vor Gericht.

Welche Belege müssen im Original aufbewahrt werden?

Alle Rechnungen sowie Handels- und Geschäftsbriefe, die der Unternehmer erhalten hat, sind so aufzubewahren (§§ 14, 14b UStG), dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt (bildliche Wiedergabe). Zur Aufbewahrung der elektronisch übermittelten Rechnungen siehe das BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012.

Wird Personalakte weitergegeben?

Es kann sich sowohl um eine klassische Papierakte handeln wie um eine elektronische Datensammlung. Die Personalakte darf ohne Zustimmung des Arbeitnehmers nicht an betriebsfremde Personen weitergegeben werden. Der Arbeitgeber ist also verpflichtet, die enthaltenen Informationen vertraulich zu behandeln.

Wann werden Personalakten vernichtet?

Eine über die 3 Jahre hinausgehende Aufbewahrungsfrist für Personalunterlagen gibt es für bestimmte Lohn- oder Sozialversicherungsunterlagen. Wenn diese Teil der Personalakte sind, dann müssen die entsprechenden Fristen berücksichtigt werden.

Wie lange darf eine Abmahnung in der Personalakte bleiben?

Handelte es sich um ein einmaliges Fehlverhalten, so besteht nach zwei bis drei Jahren die Möglichkeit, einen Antrag auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu stellen. Eine Abmahnung hat keine Verjährungsfrist und bleibt dauerhaft in der Personalakte.

Welche Dokumente sollen am Schreibtisch aufbewahrt werden?

Sämtliche Baubücher, Baugenehmigungen und sonstige Unterlagen, die ein Bauwerk oder ein Grundstück thematisieren, müssen unter Umständen über die gesamte Lebensdauer des Bauwerks aufbewahrt werden.

Sind Krankheitstage in der Personalakte?

Grundsätzlich gehört in die Personalakte nur, was irgendwie mit dem Arbeitsverhältnis auch zu tun hat. Also was für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung ist. Und Krankheiten sind nicht von Bedeutung für das Arbeitsverhältnis, jedenfalls nicht für deren Inhalt.

Wer hat Zugriff auf die Personalakte?

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, in die eigene Personalakte Einsicht zu erlangen. So ist es im Paragraf 83 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) festgesetzt: (1) Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen.

Kann der Betriebsrat in die Personalakte einsehen?

Ein eigenständiges Recht des BR auf Einblick in Personalakten besteht nicht. Der BR hat allerdings im Rahmen seiner Aufgaben Anspruch auf erforderliche Informationen und damit, wenn erforderlich, auch auf Personendaten.

Welche Pflichten hat der Arbeitgeber bezüglich der Personalakte?

Welche Daten werden in einer Personalakte gespeichert?

In einer Personalakte befinden sich mitunter sehr sensible personenbezogene Daten über den jeweiligen Arbeitnehmer. Neben dem Lebenslauf, Beurteilungen und Zeugnissen sowie Adress- und Kontodaten können das auch Informationen über die Gesundheit des Betroffenen (z.

Welche Inhalte darf der Arbeitgeber in der Personalakte eines Mitarbeiters speichern?

Arbeitgeber dürfen laut Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nur Mitarbeiterdaten speichern und verarbeiten, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Dazu gehören vor allem die Stammdaten der Arbeitnehmer sowie Angaben zur Ausbildung und zur beruflichen Qualifikation.

Wie entfernt man eine Abmahnung aus der Personalakte?

Der Antrag auf die Entfernung der Abmahnungskopie

Für die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte folgt ein Muster. Dieses formlose Schreiben an den Unternehmensleiter kann durchaus noch dazu führen, dass eine alte Kopie aus Ihrer Akte entfernt wird – auch wenn zur Löschung kein generelles Recht mehr besteht.

Welche Unterlagen am letzten Arbeitstag?

Was muss man 30 Jahre aufbewahren?